W dobie rozwoju technologii cyfrowych, przechowywanie dokumentów stało się znacznie prostsze i bardziej efektywne. Wraz z tym jednak pojawiają się nowe wyzwania związane z ochroną danych osobowych, które w Polsce reguluje RODO. Jakie wymagania muszą spełniać przedsiębiorcy, aby zgodnie z przepisami przechowywać dokumenty?
Przechowywanie dokumentów – co mówi prawo?
RODO określa m.in. zasady przetwarzania, przechowywania i usuwania danych osobowych. W przypadku dokumentów, przedsiębiorca musi przestrzegać wymagań dotyczących:
- celu przetwarzania danych (czyli dlaczego dane osobowe są gromadzone i przetwarzane),
- okresu przechowywania danych (czyli przez jaki czas dane osobowe powinny być przechowywane),
- sposobu przechowywania danych (czyli jakie środki bezpieczeństwa powinny zostać zastosowane, aby dane były odpowiednio chronione).
Przechowywanie akt – jakie dokumenty muszą być przechowywane?
Zgodnie z przepisami prawa, przedsiębiorca musi przechowywać wiele rodzajów dokumentów. W przypadku firm, kluczowe znaczenie mają dokumenty takie jak:
- księgi rachunkowe,
- ewidencje podatkowe,
- umowy,
- korespondencja handlowa,
- deklaracje podatkowe,
- dokumenty kadrowe,
- dokumenty dotyczące zamówień publicznych, itp.
Okres przechowywania akt
W przypadku dokumentów, które zawierają dane osobowe, okres przechowywania jest ściśle określony przepisami prawa. Przedsiębiorca nie może przechowywać takich dokumentów dłużej, niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu ich przetwarzania.
Wymagania dotyczące sposobu przechowywania dokumentów
Zgodnie z przepisami RODO, przedsiębiorca jest zobowiązany do zastosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, zniszczeniem, utratą lub zmianą. Oznacza to, że przechowywanie dokumentów musi być realizowane według m.in. takich zasad jak:
- ograniczenie dostępu do dokumentów tylko do osób uprawnionych,
- zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, takich jak hasła, szyfrowanie, kopie zapasowe, które zabezpieczą dokumenty przed utratą lub uszkodzeniem,
- przeprowadzanie regularnych audytów i analizy ryzyka w celu oceny poziomu bezpieczeństwa danych.
Warto zaznaczyć, że przedsiębiorca musi także pamiętać o wymogach dotyczących usuwania dokumentów. W przypadku dokumentów, które zawierają dane osobowe, przedsiębiorca jest zobowiązany do ich zniszczenia w sposób bezpieczny i nieodwracalny po zakończeniu okresu przechowywania.
Podsumowanie
Przedsiębiorca musi przestrzegać okresów przechowywania oraz stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby zapewnić ochronę danych osobowych. W przypadku wątpliwości, warto skorzystać z pomocy ekspertów, którzy profesjonalnie zajmują się przechowywaniem dokumentów i akt. Pomoc można uzyskać u sprawdzonych i renomowanych firm, takich jak Rhenus Data Office.